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Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Verein Sportschützen Speicher e.V.

Speicherung von Daten:

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein dessen Namen, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht und Bankverbindung auf. Diese Informationen werden im Mitgliederverwaltungsprogramm NEON, im Sportprogramm ChampionShot sowie im Kassenprogramm gespeichert.

Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen und Informationen über Nicht-Mitglieder werden von dem Verein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind (z. B. Speicherung von Telefon- und Faxnummern einzelner Mitglieder) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Weitergabe der Daten an den Dachverband:

Als Mitglied des Rheinischen Schützenbundes (RSB) ist der Verein verpflichtet, seine Mitglieder an den Verband zu melden. Übermittelt werden dabei Name, Adresse, Geburtsdatum und Geschlecht, , bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.B. Vorstandsmitglieder) die der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein. Im Rahmen von Turnieren meldet der Verein Ergebnisse (z.B. Platzierung und Punktzahl). Jedes Mitglied erhält vom RSB eine Verbandsnummer.

Pressearbeit:

Der Verein informiert die Presse über Turnierergebnisse und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internet-Seite des Vereins veröffentlicht. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt. Der Verein benachrichtigt den RSB von dem Widerspruch des Mitglieds.

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder:

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, vor allem Turniere und deren Ergebnisse sowie Feiern, am Aushang des Vereins bekannt. Dabei können personen-bezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung am schwarzen Brett.

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

 

Austritt aus dem Verein:

Beim Austritt werden Name, Adresse und Geburtsjahr des Mitglieds aus der Mitgliederliste gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.

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Eine Datenschutzklausel in unserer Satzung, wird auf der nächsten Jahreshauptversammlung, dieser hinzugefügt und geht dann dem Vereinsregister unaufgefordert zu. Nachstehender Entwurf ist erarbeitet und wird dann den Mitgliedern zur Abstimmung vorgelegt:

 

Entwurf für eine Datenschutzklausel in der Satzung der Sportschützen Speicher e.V.

 

1)             

Der Verein erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse) unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (EDV) zur Erfüllung der gemäß dieser Satzung zulässigen Zwecke und Aufgaben, beispielsweise im Rahmen der Mitgliederverwaltung.

Hierbei handelt es sich insbesondere um folgende Mitgliederdaten:       

- Name und Anschrift

- Bankverbindung (falls Lastschrifteinzug in Satzung vorgesehen),

- Telefonnummern (Festnetz und Funk) sowie

- E-Mail-Adresse,

- Geburtsdatum,

- Staatsangehörigkeit

- Lizenz(en),

- Ehrungen,

- Funktion(en) im Verein,

- Wettkampfergebnisse,

- Zugehörigkeit zu Mannschaften,

- Startrechte und ausgeübte Wettbewerbe,

- gegebenenfalls Angaben im Hinblick auf das Waffenrecht.

2)             

Der Verein hat Versicherungen abgeschlossen oder schließt solche ab, aus denen er und / oder seine Mitglieder Leistungen beziehen können. Soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Name, Adresse, Geburtsdatum oder Alter, Funktion(en) im Verein, etc.) an das zuständige Versicherungsunternehmen. Der Verein stellt hierbei vertraglich sicher, dass der (die) Empfänger(in) die Daten ausschließlich dem Übermittlungszweck gemäß verwendet.

3)             

Im Zusammenhang mit seinem Sportbetrieb [ggf. anderer Zweck / Aufgabe] sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder in seiner Vereinszeitung sowie auf seiner Homepage und übermittelt Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien. Dies betrifft insbesondere Start- und Teilnehmerlisten, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Wahlergebnisse sowie bei sportlichen oder sonstigen Veranstaltungen anwesende Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionäre. Die Veröffentlichung / Übermittlung von Daten beschränkt sich hierbei auf Daten, die zur Organisation des Vereins und des Sportbetriebes nötig sind. Hierzu gehören, Name, Anschrift, Vereins- und Abteilungszugehörigkeit, Funktion im Verein, Alter oder Geburtsjahrgang sowie Einstufungen in Behindertenklassen.

Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Fotos von seiner Homepage.

4)             

Als Mitglied des Deutschen Schützenbundes und des Rheinischen Schützenbundes ist der Verein verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten über den Rheinischen Schützenbund dorthin zu melden.

Im Zusammenhang mit der Organisation und der Entwicklung des Landes- bzw. Bundesverbandes, des Sportbetriebes in den entsprechenden jeweiligen übergeordneten Verbandshierarchien sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen der übergeordneten Verbandshierarchien übermittelt der Verein personenbezogene Daten und gegebenenfalls Fotos seiner Mitglieder an diese zur Bearbeitung und Veröffentlichung.

Übermittelt werden an den Rheinischen Schützenbund und falls notwendig auch an den Deutschen Schützenbund der Name, Anschrift, Geburtsdatum, Wettkampfergebnisse, Startberechtigungen, Mannschaftsaufstellungen, praktizierte Wettbewerbe, Lizenzen, Vereins- und Abteilungszugehörigkeit, Informationen zur Einstufung in Behindertenklassen sowie bei Vereinsfunktionen auch Telefonnummern, Faxnummern und E-Mail-Adresse.

Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand des verarbeitenden Verbandes der Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Einzelfotos von seiner Homepage.

5)             

In seiner Vereinszeitung sowie auf seiner Homepage berichtet der Verein auch über Ehrungen und Geburtstage seiner Mitglieder [ggf. andere Ereignisse mit anderen Daten]. Hierbei werden Fotos von Mitgliedern und folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht: Name, Vereins- sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer, Funktion im Verein und –soweit erforderlich – Alter, Geburtsjahrgang oder Geburtstag. Berichte über Ehrungen nebst Fotos darf der Verein – unter Meldung von Name, Funktion im Verein, Vereins- sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer – auch an andere Print- und Telemedien sowie elektronische Medien übermitteln. Im Hinblick auf Ehrungen und Geburtstage kann das betroffene Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung / Übermittlung von Einzelfotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen. Der Verein informiert das Mitglied rechtzeitig über eine beabsichtigte Veröffentlichung / Übermittlung in diesem Bereich und teilt hierbei auch mit, bis zu welchem Zeitpunkt ein Widerspruch erfolgen kann. Wird der Widerspruch fristgemäß ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung. Anderenfalls entfernt der Verein Daten und Einzelfotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen / Übermittlungen.

6)             

Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form soweit an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder herausgegeben, wie deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z. B. Minderheitenrechte) benötigt, wird ihm eine gedruckte Kopie der Liste gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden.

Beinhalten die Mitgliederlisten besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO so sind die Empfänger der Geheimhaltung verpflichtet und haben die Geheimhaltung besonders zu erklären. Die Herausgabe der Daten darf nur in digitaler und verschlüsselter Form erfolgen. Das Kennwort zur Entschlüsselung der Daten ist getrennt von der Datenübermittlung zu übermitteln.

Diese Informationen werden in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

7)             

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

8)             

Durch ihre Mitgliedschaft und die damit verbundene Anerkennung dieser Satzung stimmen die Mitglieder der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten in dem vorgenannten Ausmaß und Umfang zu. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende, Datenverwendung ist dem Verein nur erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft.

9)             

Jedes Mitglied hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (insbesondere §§ 34, 35 BDSG) das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten.